Evaluación de proveedores de servicios lingüísticos: gestión eficaz del proceso de solicitud de propuestas y selección del socio más adecuado en los departamentos de adquisiciones

A todos los clientes les resulta complicado elegir un proveedor de servicios lingüísticos; sin embargo, en el caso de los profesionales que trabajan en los departamentos de adquisiciones, elegir el proveedor adecuado puede ser todavía más difícil, sobre todo cuando estos expertos carecen de conocimientos en materia de localización, algo que sucede a menudo.

En nuestra Guía para el comprador de servicios de localización se describen los diez pasos que se deberán seguir para elegir el socio perfecto para cada caso. Es un excelente punto de partida para este proceso. A la hora de evaluar a los proveedores de servicios lingüísticos, los departamentos de adquisiciones deben adoptar un enfoque centrado en los detalles, ya que serán los responsables de elaborar una solicitud de propuestas que sea lo más eficaz posible.

Es fácil subestimar el grado de complejidad que entraña la gestión el proceso de solicitud de propuestas para los proveedores de servicios de localización. Los departamentos de adquisiciones deben realizar grandes esfuerzos y tener en cuenta numerosos factores a la hora de establecer criterios de evaluación que den lugar a una colaboración fructífera. Sin embargo, el proceso de evaluación de los proveedores de servicios lingüísticos no tiene por qué ser tan difícil.

¿Le gustaría simplificar el proceso de elaboración de sus solicitudes de propuesta? ¿Quiere asegurarse de que ha elegido al proveedor más adecuado para las necesidades de sus empleados en todo el mundo? En este artículo, encontrará diferentes consejos que le ayudarán a alcanzar estos objetivos. ¡Siga leyendo!

¿Cuándo se suelen iniciar las solicitudes de propuestas en el caso de los servicios lingüísticos?

Los expertos de los departamentos de adquisiciones suelen lanzar solicitudes de propuestas para reducir costes o conseguir un proveedor más cualificado.

Una solicitud de propuestas puede ayudar a una empresa a reducir el número de colaboraciones con proveedores, lo cual puede dar lugar a un ahorro de costes. El departamento de adquisiciones suele unificar a todos los proveedores después de que se lleve a cabo una fusión entre empresas. Asimismo, los expertos en materia de adquisiciones pueden publicar una solicitud de propuestas cuando un departamento no esté satisfecho con el trabajo de un proveedor y quiera encontrar un nuevo socio que pueda prestar un mejor servicio.

En cualquier caso, la prestación de servicios lingüísticos es tanto una ciencia como un arte. La localización es una tarea compleja. Los traductores deben esforzarse más en traducir determinados idiomas y, además, deben abordar las diferencias culturales. Si combinamos todos estos factores, es evidente que evaluar la capacidad que tiene un proveedor para ofrecer un trabajo de gran calidad no es una tarea sencilla.

Los expertos en adquisiciones deben identificar tendencias y precisar de manera eficaz las necesidades de su empresa para redactar una buena solicitud de propuestas y evaluar con precisión las capacidades de los proveedores.

¿Cómo se debe redactar una solicitud de propuestas eficaz?

Aunque redactar una solicitud de propuestas puede parecer algo abrumador, una buena forma de aliviar esta carga es pedir ayuda. Algunos proveedores de servicios lingüísticos, como Lionbridge, ofrecen asesoramiento profesional en las primeras etapas del proceso. Gracias a su amplia experiencia, le ayudarán a realizar encuestas para identificar los desafíos de la empresa, evaluar las necesidades internas y determinar cuáles son los servicios más indicados para dar respuesta a los requisitos locales de todos sus departamentos.

Al departamento de adquisiciones le resultaría difícil o incluso imposible obtener información sobre todas las necesidades de los diferentes equipos y ajustar esas necesidades a la gran variedad de servicios de localización disponibles. Sin embargo, un proveedor de servicios lingüísticos con experiencia sí tendrá los conocimientos necesarios para hacerlo.

Un proveedor de servicios lingüísticos puede ayudarle a evaluar las necesidades específicas de los departamentos jurídico, de recursos humanos o de marketing, así como a identificar las necesidades de los equipos de productos para determinar cuál es la mejor forma de prestar un servicio lingüístico. Estos servicios pueden incluir la localización de contenido publicitario, la localización para dar respuesta a las necesidades de conformidad normativa, la localización audiovisual o la interpretación en tiempo real, incluida la interpretación telefónica, entre otros.

Con la ayuda del proveedor de servicios lingüísticos, podrá determinar qué debe incluir en la solicitud de propuestas para que pueda comparar y establecer las diferencias entre los proveedores que esté barajando contratar.

¿Qué criterios de evaluación se deben incluir en una solicitud de propuestas?

No hay una única forma de redactar una solicitud de propuestas. En este artículo no se pretende especificar todos los elementos necesarios, puesto que cada cuestionario vendrá determinado por los objetivos específicos de cada empresa.

Sin embargo, es recomendable incluir los siguientes criterios de evaluación en la solicitud de propuestas para evaluar a los proveedores: capacidad para ofrecer un trabajo de calidad a buen precio, conocimientos de traducción automática, políticas de privacidad y seguridad de los datos e iniciativas en materia de responsabilidad social corporativa.

Valor

El valor y el ahorro de costes son dos criterios fundamentales que todo departamento de adquisiciones debe analizar. Habitualmente, los departamentos de adquisiciones están muy atentos al coste neto de los servicios. Sin embargo, este dato no ofrece una imagen completa a la hora de evaluar a un proveedor de servicios lingüísticos. Imagínese que contrata los servicios de un proveedor que ofrece unas tarifas muy atractivas, pero que no puede proteger los datos de su empresa u ofrecer el nivel de calidad adecuado. ¿Estará su empresa satisfecha? Probablemente no. Si un proveedor es considerablemente más barato que los demás, debe averiguar por qué. Cuando evalúe el valor de estos servicios, no debe centrarse únicamente en el coste.

Conocimientos de traducción automática

Los departamentos de adquisiciones deberán evaluar cada vez más los servicios de traducción automática (TA) y conocer las diferencias entre las ofertas de los proveedores.

El uso de la TA está experimentando un gran auge debido a la creciente demanda de servicios de localización. La pandemia de COVID-19 ha acelerado la transformación digital, lo que ha intensificado la necesidad de crear más contenido y traducciones.

A pesar de que la TA es muy rentable y permite a las empresas localizar más contenido del que se habrían imaginado, no sustituirá por completo los servicios que realizan las personas.

Debe tener presentes los riesgos que entraña una dependencia excesiva de la TA y evaluar la solución que propone el proveedor de servicios lingüísticos en consecuencia.

Un buen enfoque debe incluir cierto grado de personalización y combinar la traducción automática con la humana. Un proveedor de servicios lingüísticos acreditado con amplia experiencia, como Lionbridge, puede orientarle para encontrar el equilibrio adecuado que le permita aprovechar por completo el ahorro de costes inherente a la TA al tiempo que consigue los niveles de calidad adecuados para cada necesidad.

Cuando esté pensando en utilizar la TA, debe averiguar si el proveedor de servicios lingüísticos ofrece el mejor enfoque de TA, ya que esto le permitirá seleccionar el mejor motor en función del tipo de contenido y la combinación lingüística. Esta es la estrategia de implementación más flexible, con la que conseguirá una TA de mayor calidad y reducirá los costes.

Por último, debe averiguar si el proveedor de servicios lingüísticos puede entrenar a las máquinas con sus datos, ya que esto le permitirá conseguir una voz de marca uniforme en todos los canales.

Un proveedor de servicios lingüísticos con experiencia le aportará agilidad y capacidad de respuesta a las nuevas tecnologías, al tiempo que le ayudará a desarrollar una estrategia de TA excelente.

Seguridad y privacidad de los datos

Debe analizar de qué manera protegerá los datos y la confidencialidad de su empresa el proveedor de servicios lingüísticos potencial. Aunque puede que en un principio no se le haya ocurrido pensar en la seguridad y la privacidad de los datos al redactar su solicitud de propuestas, no debe pasar por alto estos factores. Si su socio lingüístico filtra algún dato o incumple la legislación en materia de privacidad, su empresa podría enfrentarse a consecuencias devastadoras.

Lo habitual es firmar un acuerdo de confidencialidad. Profundice en esta cuestión e investigue qué medidas adoptará el proveedor de servicios lingüísticos para proteger los datos frente a los ciberdelincuentes y de qué manera garantizará un buen nivel de privacidad.

Debe plantearse las siguientes preguntas:

• ¿Los datos de mi empresa se cifran en tránsito y en reposo?
• ¿El proveedor de servicios lingüísticos tiene una política de seguridad documentada, aprobada y publicada?
• ¿Con qué certificaciones de seguridad cuenta el proveedor de servicios lingüísticos?
• ¿Qué mecanismo ha implantado el proveedor de servicios lingüísticos para transferir legalmente la información desde la Unión Europea a un tercer país, como Estados Unidos?
• ¿Cuenta el proveedor de servicios lingüísticos con algún programa de privacidad?
• ¿El proveedor de servicios lingüísticos cuenta con un delegado de protección de datos u otro cargo similar dentro de la organización?

Las respuestas a estas preguntas le permitirán saber si el proveedor de servicios lingüísticos tiene un compromiso firme con la protección y la privacidad de los datos y le ayudarán a decidir si finalmente desea asociarse con ese proveedor.

Responsabilidad social corporativa

¿Su empresa valora la responsabilidad social corporativa? En ese caso, ¿el proveedor de servicios lingüísticos toma alguna medida para fomentar el bienestar social?

Los departamentos de adquisiciones cada vez solicitan más a los proveedores de servicios lingüísticos que ofrecen información sobre sus actividades de promoción de la diversidad, la equidad y la inclusión, así como en materia de sostenibilidad a través de canales externos, por ejemplo, la calificación EcoVadis.

En Lionbridge, nuestras estrategias en materia de diversidad, equidad e inclusión, así como de sostenibilidad, demuestran nuestro compromiso de regirnos por nuestros valores fundamentales y de trabajar conforme a ellos en todos los aspectos de nuestro negocio. Nos esforzamos por ser el proveedor preferido de aquellas empresas que buscan socios dispuestos a ayudarles a cumplir sus objetivos sociales, medioambientales y de gobernanza particulares.

A medida que las empresas toman medidas para conseguir una buena imagen de marca, los proveedores de servicios lingüísticos se están convirtiendo en un elemento esencial para ayudarles a difundir información sobre estas iniciativas, tanto dentro como fuera de la organización.

Por ejemplo, Lionbridge ha traducido informes de sostenibilidad a varios idiomas para dos de sus clientes. Este tipo de comunicación resulta esencial, ya que ayuda a las empresas a forjar vínculos más sólidos con sus clientes en todo el mundo y a proteger las inversiones, todo ello mientras hacen lo correcto.

¿Por qué contar con Lionbridge para ayudarle a gestionar el proceso de solicitud de propuestas y dar respuesta a sus necesidades de localización?

Algunas de las marcas más importantes en todo el mundo ya recurren a Lionbridge como socio de confianza para tareas de localización.

Nuestra experiencia de más de 25 años en la prestación de servicios de traducción y localización nos avala: tenemos los conocimientos necesarios para ayudarle a descubrir las solicitudes de propuestas y con los que conseguirá entender mejor los desafíos a los que se enfrenta cada uno de los departamentos de su empresa; de este modo, podrá adaptar su solicitud de propuestas como corresponda y, en última instancia, conseguir el proveedor de servicios lingüísticos adecuado.

Nuestra resistencia y nuestro enorme crecimiento son el resultado de nuestra capacidad para dominar los avances tecnológicos y sacarles el máximo rendimiento. Por ejemplo, nuestra plataforma de localización basada en la inteligencia artificial (IA), Lionbridge Laⁱnguage Cloud™, automatiza la trayectoria del contenido de manera que nuestros clientes puedan localizar más información, de mejor manera y más rápido a más lenguas. Además, para evaluar la calidad de los principales motores de TA, contamos con Machine Translation Tracker, la herramienta que lleva más tiempo haciendo este seguimiento en el mercado. Somos un recurso con amplios conocimientos que resulta perfecto para aquellas empresas que deseen desarrollar una estrategia de TA que les permita ahorrar costes.

Estamos preparados para ayudar a su empresa a implantar las tecnologías más novedosas para reducir los costes de localización, todo ello mientras se abordan cuestiones relacionadas con la seguridad y la privacidad, y se da prioridad a la responsabilidad social corporativa para garantizar el bienestar de las futuras generaciones.

Contacte con nosotros

Si desea obtener más información sobre cómo Lionbridge puede ayudarle a elaborar una solicitud de propuestas eficaz para evaluar a los proveedores de servicios lingüísticos, o si necesita un servicio lingüístico especializado, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.