制作数字化年度报告时应避免的 9 大错误

年度报告关系重大，因为它不仅仅是一份财务报告，还是重塑并完善组织形象的有效途径。年度报告将概述组织的傲人成绩、未来目标、有待提升和发展的领域，当然还包括财务报告。为了在行业中保持竞争力，今年您不妨制作一份数字化年度报告。您可以在数字化年度报告中插入多媒体内容，让报告更加吸引人。借助数字化年度报告的独特设计，您可直接为不同的读者定制专属内容。除此之外，数字化年度报告是对未来的超值投资。因为您可以将数字化年度报告的内容和设计继续用于下一年的报告，也可以将其用在网站、针对一次性项目的简短定制数字化报告、宣传推广和新闻发布计划中。

通过规避以下 9 个常犯的错误，您可以提高今年（以及今后每一年）数字化年度报告的影响力和 ROI（投资回报率）。

错误 1：未针对数字化格式创建内容

在创作内容时，应瞄准数字化受众并根据他们的期望准备，而非纸媒受众。Lionbridge 苏黎世办公室的语言卓越经理 Beat Schwarz 表示：“在制作数字化年度报告时，最大的误区就是认为可以沿用传统方法。”贵团队应当创作适合在网站上呈现的内容，并对这样的内容进行整合，而不是制作冗长的 PDF 或纸质文档。（许多公司选择与数字化年度报告领域的专业公司合作，例如 Lionbridge。)事实上，数字化年度报告的制作章法完全不同，通常有以下要点：

• 制作能与读者互动的财务报告
• 编写简短的文本块
• 在适用的情况下，以要点形式列出内容
• 整合视觉材料 
• 制作短视频或动画片段
• 打造用户友好型导航和搜索功能
• 确保数字化报告可兼容所有设备：移动端、台式机、Apple、Android 等。

错误 2：数字化年度报告的内容很难读懂和翻译

年度报告固然应该设计新颖、色彩醒目且富有创意，但前提是内容必须晓畅易懂。文字内容应当清晰有条理、有说服力，并对读者有吸引力。可以考虑添加术语表，来辅助读者更好地理解内容。语句应简洁有力，避免晦涩难懂，避免频繁使用“被”字句。 

如需发布多语言版本年度报告，则应撰写便于翻译的内容。这有助于节省成本并缩短交付时间，尤其是当贵团队的年度报告交稿时间紧迫时，更是如此。幸运的是，撰写便于翻译的内容与确保源语言版本易于阅读并不矛盾，二者遵循的是相同的要领。

错误 3：数字化年度报告中的数据难以获取

读者的期待是，相较于 PDF 或纸质版报告，数字化年度报告应该更便于获取数据。因此，您应该让读者能轻松下载数据。您还可以创建读者可以与之互动的图片和图表。您还需要呈现用户友好型界面，借此，读者可忽略对自己无用的数据，专注于寻找目标数据。此功能便于用户更好地使用您的数字化年度报告，并更全面地了解您的财务报告。 

错误 4：数字化年度报告中未提供定制的路径或信息

与阅读纸质或 PDF 版报告不同，读者在浏览数字化报告时通常不会通篇阅读。读者希望可以选择只浏览自己感兴趣的内容。要满足不同群体（包括客户、供应商、董事会成员、投资者、员工等）的上述期望，您需要为他们定制特定路径，在这些路径中呈现他们希望看到的信息和材料，同时还要让读者可以轻松选择路径。仔细思考这些群体想了解的内容以及您想向他们传达的信息。除了设置专用路径外，材料易于浏览同样至关重要。您需要合理使用主标题和副标题、项目符号列表以及标注框，还应避免重复展示内容。 

错误 5：数字化年度报告使用的术语不统一

有时，当多名团队成员或多个部门（如宣传团队、会计团队等）一起撰写报告的时候，会出现复杂财务术语和名称等关键术语不一致的情况。您可以通过创建术语表来避免此类错误，术语表包含术语和名称的规范用法和定义，以及大小写规则。将这份术语表分享给参与编写报告的所有人。其中一些术语可以发布在报告中，以便读者参考。（建议删减一些不必要的术语）。如需翻译报告，术语表还有益于译员改善最终译文的质量。 

规定企业语言对制作数字化年度报告非常重要，也有利于其他的内外部沟通项目顺利进行。建议您与整个公司共享关于企业语言的资源，并鼓励或要求将这种语言运用于日常工作中。这种运用企业语言的做法不单单可以在撰写年度报告期间发挥作用，还能让贵公司每时每刻都从中受益。 

错误 6：语法和风格不一致

如前所述，当多个团队或部门撰写一份年度报告时，通常会在语法和风格方面出现诸多不一致。例如，某章节在“和”和“或”前都使用了逗号，而另一章节则没有这样。某章节在出现英文词时将首字母大写，而另一章节则用小写。有些章节的设计色彩与公司代表色一致，而其他章节则不然。即使这些不一致并非错误，但也会削弱公司的可信度。年度报告代表着组织及其成绩，因此包括语法和风格在内的方方面面都应力臻完美。 

您可以制定风格指南并分享给每位报告编写人，确保全文风格一致。最后，还应有团队（或专人）负责根据风格指南的规则审查报告。最终版本的各章节应呈现统一的外观，文本遵循一致的语法和风格规则。 

根据风格指南执行审查流程也将有助于后续翻译。组织如需翻译报告，应向译员分享其风格指南。风格指南可以解答译员在语法、拼写、标题译法等方面的问题，还有助于加快翻译速度，从而降低翻译成本。风格指南值得您投资，因为未来数年内的每份新的年度报告都可以参考这份指南。除此之外，组织还可以使用该风格指南撰写博客、网站或其他企业沟通渠道内容。 

错误7：致股东信平淡无奇 

大多数企业深知数字化年度报告中的财务报告需要准确，并且风格一致没有差错。但人们有时会忽视，此类报告，尤其是首席执行官的致股东信，还应包括代表公司的独特观点。如果许多部门和团队成员一起审阅报告，很容易会导致致股东信等关键章节失去辨识度。但如果此章节能传递出 CEO 的个性和视角，就更具说服力，更能给人留下深刻印象。 

错误8：未解答基本问题

数字化年度报告中包含多少多媒体内容、致信或财务报告并不重要，如果未能满足最基本的报告要求，那么这份报告不仅毫无价值，还会浪费时间和资源。年度报告应明确回答以下几个问题：

• 组织为何而存在？ 
• 目标是什么（总目标、过去和未来几年的目标）？
• 为实现这些目标制定了哪些策略？
• 组织如何营收或融资？

回答上述问题无需（也不应该）泄露商业机密，但必须详略得当并具有说服力。您能否妥善回答上述基本问题，决定了股东、投资者、供应商、财经记者、职员和客户/顾客对于贵组织的信任程度。 

错误 9：忽视审查和评估数字化年度报告的效果

为数字化年度报告投入大量资源和人力后，评估其有效性至关重要。由于报告采用数字化格式，您可以追踪下载量、制作读者浏览或跳过部分的热图，并比较贵组织与其他组织年度报告的统计数据。还可以采用传统方式获取反馈：您可在年度报告结尾、下载报告的登录页位置添加留言区或评论区，或直接提供电子邮箱，供读者写信反馈。务必适时查看体现报告效果的全部数据。据此召开会议，记录信息，并为完善后续报告制定计划。这些反馈可以影响数字化年度报告和其他报告项目的流程。对报告进行优劣评估，其价值意义将持续数年，影响深远。 

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