디지털 연례보고서 작성 시 피해야 할 9가지 실수

연례보고서를 준비하는 것은 중요한 작업입니다. 이것은 단순한 재무 보고서가 아니라 조직을 재정립하고 더 나은 이미지를 선보일 기회입니다. 연례보고서에는 재무 보고는 물론 기업의 성과와 향후 목표, 개선할 분야와 성장 분야 등에 대해 간략히 설명됩니다. 업계에서 경쟁력을 유지하고 싶다면 올해는 디지털 보고서로 작성해 보세요. 디지털 연례보고서에는 멀티미디어를 넣어 보다 눈길을 끄는 콘텐츠로 만들 수 있습니다. 또한 다양한 유형의 독자층에 맞춰 콘텐츠를 직접 구성하도록 설계할 수도 있습니다. 그뿐 아니라, 디지털 연례보고서는 미래를 위한 훌륭한 투자이기도 합니다. 디지털 연례보고서의 콘텐츠와 디자인을 내년의 보고서에는 물론, 회사 웹사이트, 일회성 프로젝트를 위한 소규모 맞춤형 디지털 보고서, 홍보자료 및 보도자료 시안 등에 두루 재사용할 수 있기 때문입니다.

이때 흔히 저지르기 쉬운 9가지 실수가 있는데, 이를 피하여 올해뿐 아니라 매년 디지털 연례보고서의 효과와 ROI를 극대화하세요.

실수 #1. 콘텐츠를 디지털 형식으로 작성하지 않음

콘텐츠를 개발할 때는 인쇄물이 아닌 디지털을 선호하는 고객과 그들의 기대치를 고려해야 합니다. 라이온브리지(Lionbridge) 취리히 지사의 언어 탁월성 부문 관리자인 Beat Schwarz는 "디지털 연례보고서를 작성할 때 저지르는 가장 큰 실수는 콘텐츠에 적용되는 규칙이 모두 동일하다고 생각하는 거예요."라고 말합니다. 디지털 보고서에서는 길이가 긴 PDF나 인쇄 문서가 아니라 웹사이트의 크기에 맞게 콘텐츠를 작성하고 취합해야 합니다. (많은 기업이 라이온브리지 같은 디지털 연례보고서 전문업체에 맡기고 있습니다.) 적용되는 규칙이 완전히 다르기 때문에 디지털 보고서를 작성할 때는 다음 사항을 고려해야 합니다.

• 대화형 재무 보고서로 작성
• 텍스트 블록은 가급적 짧게
• 가능하다면 글머리 기호 목록 활용
• 시각 자료 취합 
• 짧은 동영상이나 애니메이션 세그먼트 제작
• 사용하기 쉬운 탐색 및 검색 기능 설정
• 모바일, 데스크톱, 애플, 안드로이드 등 모든 기기와의 호환성 보장

실수 #2. 콘텐츠를 읽거나 번역하기가 어렵게 작성

연례보고서 디자인이 아무리 흥미롭고 생동감 넘치고 혁신적이어도 콘텐츠의 가독성이 떨어지면 아무 소용이 없습니다. 독자의 관심을 끌 수 있도록 보고서의 콘텐츠를 명확하고 체계적이며 설득력 있게 작성해야 합니다. 용어집에 용어를 추가하여 독자의 이해를 돕는 것도 좋습니다. 돌려 말하거나 수동적인 표현보다는 명확하고 문법에 맞는 문장을 사용하세요.  

다국어 연례보고서가 필요할 경우 번역할 것을 고려하여 콘텐츠를 작성하세요. 그래야 처리 시간을 줄이고 비용을 절약할 수 있습니다. 특히, 연례보고서 작성 및 제출 시한이 촉박한 경우에 유용합니다. 번역을 고려하여 콘텐츠를 작성하게 되면 원문 콘텐츠의 가독성도 더 좋아집니다.

실수 #3. 보고서의 데이터를 이용하기 어렵게 작성

독자들은 PDF나 인쇄물보다는 디지털 연례보고서의 데이터가 더 찾아보기 쉽다고 생각합니다. 데이터를 다운로드하기 쉽게 설계하고 대화형 그래프와 차트를 삽입하세요. 독자가 관심 없는 데이터는 생략하고 원하는 데이터나 필요한 데이터에 집중할 수 있도록 사용자 친화적인 디스플레이를 제공하세요. 이러한 기능을 통해 독자는 기업의 디지털 연례보고서를 더 많이 활용하고 보다 종합적으로 기업의 재무 보고를 이해할 수 있게 됩니다. 

실수 #4. 보고서에 맞춤 경로나 메시지가 제공되지 않음

PDF나 인쇄물과 달리 디지털 보고서는 대개 처음부터 끝까지 다 읽지는 않습니다. 독자들은 자신과 관련이 있는 자료만 골라서 보고 싶어 합니다. 고객, 공급업체, 이사회, 투자자, 직원 등 다양한 그룹별로 맞춤 경로를 제공하여 이러한 기대를 충족시켜 주세요. 독자가 자신에게 맞는 경로를 쉽게 선택하도록 한 다음 거기에 독자가 찾을 법한 자료와 메시지를 제공하세요. 이때 독자가 알고 싶어 하는 정보와 독자에게 알리고 싶은 정보가 무엇인지도 구분하여 생각해 보세요. 전문화된 맞춤 경로 외에 자료를 스캔하기 편하게 만드는 것도 중요합니다. 제목과 소제목, 글머리 기호 목록, 콜아웃 상자 등을 활용하세요. 회사 정보가 반복적으로 나오지 않도록 주의합니다. 

실수 #5. 일관성 없는 용어 사용

커뮤니케이션팀, 회계팀 등 여러 팀원이나 부서가 보고서를 나누어 작성하다 보면 복잡한 재무 용어나 직함 등 주요 용어가 일치하지 않는 경우가 있습니다. 표준 용어와 직함, 해당 설명, 대소문자 표기 방식 등을 정리한 용어집을 만들면 이러한 실수를 피할 수 있습니다. 보고서의 각 섹션을 맡아서 작성하는 모든 팀원과 이 용어집을 공유하세요. 독자의 이해를 돕기 위해 이러한 용어들을 보고서에 올려두는 것도 좋습니다. 물론 올리지 않는 것이 더 나은 경우도 있습니다. 보고서에 번역 프로세스도 필요한 경우 번역사에게 용어집을 제공하면 최종 번역 품질을 높이는 데 도움이 됩니다.  

기업 언어를 정의하면 디지털 연례보고서에 유용하게 쓰이며 다양한 내부 및 외부 커뮤니케이션 프로젝트에도 도움이 됩니다. 기업 언어가 정의된 자료를 전 직원과 공유하여 이 언어를 일상적으로 사용하도록 권장하세요. 이러한 관행이 자리 잡으면 연례보고서를 준비할 때뿐 아니라 일 년 내내 그 덕을 볼 수 있습니다. 

실수 #6. 일관성 없는 문법 및 스타일 적용

앞서 언급했듯 여러 팀과 부서가 함께 연례보고서를 작성하다 보면 문법과 스타일에 차이가 생기는 경우가 많습니다. 어떤 섹션에서는 항목 열거 시 연속 콤마를 사용하고 다른 섹션에서는 사용하지 않거나, 글머리 기호 목록에서 어디는 문장 형태로 나열하고 어디는 명사구 형태로 나열하기도 합니다. 연례보고서 디자인에 회사 상징 색을 적용한 섹션이 있는가 하면 적용하지 않은 섹션도 있습니다. 이러한 일관성 결여가 잘못은 아니더라도 이로 인해 회사의 신뢰가 떨어질 수 있습니다. 연례보고서는 조직을 알리고 성과를 드러내는 문서인 만큼 문법과 스타일 등 모든 면에서 아무런 오류가 없어야 합니다.  

일관성 유지를 위해 스타일가이드를 만들어 보고서 작성에 관여하는 모든 직원에게 배포하세요. 마지막 단계로 보고서가 스타일가이드를 잘 따랐는지를 한 팀 또는 직원 한 사람이 맡아서 검토합니다. 최종본은 디자인에 일관성이 있어야 하며, 본문에 동일한 문법 규칙과 스타일 규정을 적용해야 합니다. 

번역에도 이러한 검토와 스타일가이드 적용이 유용할 수 있습니다. 보고서 번역이 필요한 경우 번역사에게 스타일가이드를 제공해야 합니다. 번역사는 문법이나 철자법, 제목 작성법 등의 궁금증을 스타일가이드에서 해결할 수 있습니다. 또한 빠르게 번역을 완료할 수 있으므로 번역 프로세스 비용 절감에도 도움이 됩니다. 매년 연례보고서를 작성할 때마다 스타일가이드를 재사용할 수 있으므로 장기적으로 보면 스타일가이드에 투자하는 것이 유리합니다. 그뿐 아니라 회사 블로그, 웹사이트 콘텐츠 또는 기타 회사 차원의 커뮤니케이션에도 스타일가이드를 사용할 수 있습니다. 

실수 #7. 개성 없는 주주 서한 작성 

대부분의 회사는 디지털 연례보고서의 재무 보고가 정확해야 하고 스타일도 오류 없이 일관되어야 한다는 것을 알고 있습니다. 그러나 이러한 보고서, 특히 최고경영자의 메시지 서한에 기업을 대표하는 뚜렷한 보이스도 담아야 한다는 것을 간과하는 경우가 많습니다. 많은 부서와 팀원들이 보고서를 검토하면서 주주 서한과 같은 필수 섹션에 '보이스'가 살아 있는지 확인하는 것을 놓치곤 합니다. 하지만 여기에 최고경영자의 개성과 관점이 드러나 있을 때 훨씬 더 설득력이 생기고 깊은 인상을 남길 수 있습니다.  

실수 #8. 기본적인 질문에 대한 답이 없음

디지털 연례보고서에 멀티미디어 자료나 서한, 재무 보고가 얼마나 많이 실려 있는지는 사실 중요하지 않습니다. 가장 기본적인 보고 요건을 다루지 않는다면 보고서는 아무 가치가 없으며 시간과 자원만 낭비하는 꼴이 됩니다. 모든 연례보고서에는 다음 몇 가지 질문에 대한 명확한 답이 있어야 합니다.

• 조직의 존재 가치는 무엇인가?  
• 조직의 목표는 무엇인가?(전체 목표, 전년도 및 이후 연도 목표 등)
• 이러한 목표를 달성하기 위한 전략은 무엇인가?
• 자금은 어떻게 마련할 것인가?

이러한 질문의 답에 기업 비밀을 누설할 필요는 없지만(누설해서도 안 되지만) 꽤 상세하고 설득력 있게 답해야 합니다. 이러한 근본적인 질문에 얼마나 제대로 답할 수 있는지에 따라 조직은 주주, 투자자, 공급업체, 금융부 기자, 직원 및 고객/사용자의 신뢰를 얻거나 잃을 수 있습니다. 

실수 #9. 디지털 연례보고서의 결과 검토 및 평가를 소홀히 함

많은 인력과 자원을 투입해 디지털 연례보고서를 작성한 후에는 반드시 보고서의 효과를 평가해야 합니다. 디지털 보고서에는 다운로드를 추적하고, 방문자가 접속하거나 이탈한 섹션의 히트맵을 보여주고, 다른 조직의 연례보고서와 서로 통계치를 비교해 보는 기능이 있습니다. 물론 기존 방식으로 방문자에게 의견을 묻을 수도 있습니다. 보고서 마지막 부분이나 보고서를 다운로드하는 방문 페이지에 방문자 리뷰 또는 의견을 남길 수 있는 여백을 마련하거나, 단지 피드백을 받을 담당자의 이메일 주소만 알려줘도 됩니다. 일정 기간이 지나면 보고서의 실적에 관한 모든 데이터를 검토해야 합니다. 회의를 열어 중요한 부분을 기록하고 다음번 보고서는 어떻게 개선할 것인지에 대한 계획을 세우세요. 이러한 피드백은 디지털 연례보고서 및 기타 보고 프로젝트의 프로세스를 파악하는 데 도움이 됩니다. 보고서의 성패를 측정하는 그 가치는 기업에 수년간 영향을 미칠 수 있습니다. 

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