如何定義與管理您的企業用語？

定義與強化貴公司用語的必備工具

最近更新時間：2019 年 5 月 01 日，下午 9:59

若要建立公司與品牌的識別度與影響力，企業用語是不可或缺的要素。

但要如何打造「具有公司特色」的企業用語？您已經定義自己的用語了嗎？還是說，貴公司各個部門的每個員工想怎麼寫就怎麼寫？

什麼是「企業用語」？您又需要運用哪些工具來定義與管理您的企業用語？歡迎閱讀詳情。

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什麼是企業用語？

「企業用語」是貴公司在與內部和外界溝通時所使用的詞彙與視覺素材，不管是內部訊息、網頁內容、新聞稿、年度報告還是廣告標語，這些用語可說攸關企業溝通的整體成效。

擁有眾多目標市場的跨國企業，往往需要以多種語言進行溝通。也因此，本地化的訊息對每個目標市場而言都至關重要。

企業用語是構成貴公司形象與識別很重要的一環。舉例來說，語言就能在包括客戶、商業合作夥伴、股東及潛在員工等相關人士的心中，留下深刻的印象。

想要進行有效溝通並充分發揮說服力，就必須建立一致、清楚而又貼近個人的企業用語。例如：

一致：如果一家公司的工程師與技術編輯人員各自以不同詞彙來描述同一個元件，自然會讓人感到困惑，導致需要進一步釐清詞彙跟表達的含意等等，進而造成效率降低、成本提高。使用清楚定義而又「一致」的技術詞彙，可以提高效率。

清楚：網站內容若充斥著艱深的專業術語，往往會導致跳出率提高。使用簡單清楚且適合目標讀者的語言，可有效提高他們對貴品牌的興趣並建立信任感。

貼近個人：想要在個人層次上與客戶建立良好關係，貴公司必須要清楚定義自己的目標客群，並用合適的語氣與他們溝通。製作明確的語言風格指南，不但能向客戶展現您對他們的重視，更有助您從眾多對手的激烈競爭中脫穎而出。

定義與維護您企業用語的兩個必備工具

您該如何定義、管理並維持一致、清楚而又貼近個人的企業用語？您又該如何制訂規則與術語供整個組織使用？

您需要使用合適的工具來定義與管理企業用語，這些工具包括：

語言風格指南，確保所有語言都能展現一致的語氣與風格；以及

以所有營運地區的語言制訂企業用語字典，定義與貴公司及所屬產業相關的詞彙

第一個工具：語言風格指南

語言風格指南通常是由公關溝通部門負責製作與執行。

公司內外部的寫作人員、編輯與譯者，包括您的語言服務供應商等，都應該要遵循這些指南。

語言風格指南能解決例如以下這些問題：要使用瑞士德文還是德國德文？如何正確地拼寫公司與品牌名稱？要以全名、符號還是縮寫表示貨幣？

風格指南也應清楚定義貴公司的調性和語氣。例如，是否要使用時下「流行」的風格來吸引年輕的目標族群？又或者，您是以事業有成的專業人士為目標對象，所以語言風格應該較為「傳統正式」？請將您的選擇彙編入風格指南中，確保不同的寫作人員、媒體和語言間都能展現一致的調性。

第二個工具：線上企業字典

企業術語和技術詞彙表往往和語言風格指南息息相關。大型企業在溝通中經常使用數以千計的技術詞彙。理想的狀況下，他們應該要以整個企業的使用者都能取用的合適工具來管理這些術語。

全球公司往往會以 10 種或更多語言交流溝通，因此維護一個多語言的線上企業字典，會有助公司各個語言的寫作人員、編輯和譯者迅速找到正確的詞彙，並在所有文件和翻譯中一致地使用這些詞彙。而加入詞彙釋義或使用情境等其他資訊，都會讓這些指南更加實用。

以專業方式製作並管理企業字典，對客戶溝通以及內部訊息傳遞上都大有助益。您是否見過營運、行銷和業務部門，各自以不同名稱描述相同的零件、產品或流程？這種情形其實很常見，許多公司都會發生這種不一致的情況，往往會造成誤解，而後續的代價便十分昂貴。因此一份集中化的企業字典，將可確保貴公司享有清楚明確、一致且高效率的詞彙使用。