遠距工作基礎概念

運用六大技巧,做好遠距工作的準備

本文作者為 Lionbridge 譯者社群的成員。如要深入了解如何成為 Lionbridge 的譯者,請參閱我們的工作機會網頁。 

獨立自主、自行掌控時間、在任何地方都能工作,避免其他事情干擾,也不用在通勤時間趕著上下班。遠距工作的好處可說不勝枚舉,因此在 COVID-19 疫情解除後,只有 11% 的勞工表示願意回辦公室上班也就不足為奇了。 

更重要的是,對樂於接受遠距工作的雇主而言,這種模式同樣也能為他們帶來許多好處。以這篇 Inc. 文章為例,作者就非常支持遠距工作,認為它「既能提高生產力也能降低成本」,對個人及財務方面都有許多好處,並鼓勵更多公司和企業將其納入策略。

遠距工作這個新「常態」儼然成為眾人熱烈討論的焦點,你可能會因此覺得這種工作模式應該不是什麼難事。畢竟我三年前轉職成為自由工作者時,也是這麼想的。

但我很快發現,當個自由工作者,等於是開了間一人公司。無論是客戶交付的工作、專案管理、會計、業務開發等各種事務,你都得像是「校長兼撞鐘」,一切自己負責。在缺乏旁人指導的情況下,想在這所有的領域上取得成功,你需要具備廣泛多元的創業心態和技巧。

如果想知道什麼是遠距工作,以及自己適不適合從事遠距工作,不妨參考 Lionbridge 譯者社群的集體經驗與智慧,了解並掌握遠距工作的基礎概念。根據我們的經驗,想要成為一個長期的自由工作者,你必須培養以下六種特質。

 

1. 時間管理

管理時間可說是大多數遠距工作同行跟我最為重視的能力。有位 Lionbridge 譯者的建議最令我印象深刻:管理時間的最佳方法,就是重視時間的重要性。

而重視時間的其中一個心態,就是要知道什麼時候應該說「不」。接受不適合自己的工作,對客戶或自己本身都不會有任何幫助。換句話說,請不要接受自己不感興趣或是能力不足以應付的專案。 

當你缺乏專業能力或工作動機時,往往很可能會花太多時間在準備工作上,甚至可能會耽擱時程。因此而產生的壓力,也可能會導致你無法按時交付工作或筋疲力盡。正如某個中東的 Lionbridge 譯者 Nohad Cattan 所說,即使你有能力處理工作,也可能會因為「工作量超出負荷」而體力耗盡、疲憊不堪。而承接太多案子,正是扼殺生產力最快速的方法。

Lionbridge 在招募譯者時,特別重視他是否天生井然有序、是否了解自己的長處,以及是否知道何時該向自己以及客戶說「不」。我從內部員工轉為遠距工作時學到的其中一個最重要的教訓,就是如何配合自己的生活安排工作。這與許多到辦公室上班的勞工剛好相反,他們需要的是配合工作來安排生活。

 

2. 自律

遠距工作時,你必須負責安排你自己的日常時間表,而要不要遵守這些計畫,也完全取決於你自己。因此,唯有自律,你才能夠:

  • 拒絕分心事物的干擾。Nohad 就建議:「如果你是個有責任心的人,能在家工作而不分心,那遠距工作就很棒。」但是要在家裡辦公,你得先做好心理準備,因為屆時到處都有能讓你分心的事情。誰能阻止你不停地看 Netflix 追劇,或一直觀看社群媒體的訊息?只有你自己。

  • 自主學習。你一定會遇到挑戰。畢竟工作有時會需要用到新技巧或是解決新問題。但當你與團隊的其他人分隔兩地時,不一定隨時都能找到資源來協助你處理這些問題。為了達成客戶的要求,滿足他們對品質的期望,你得靠自己找出問題並從事必要的研究。

  • 準時滿足客戶的需求。這點應該不用多說了吧!

我與遠距工作的同行都同意,自主學習的最佳技巧之一,就是應用一點角色扮演,例如,你可以假裝旁邊有其他人在,要你好好工作;或者,不妨像去辦公室上班一樣地著裝;另外,你可以訂定嚴格 (但合理) 的工作時間或標準,比如說,規定自己要在 24 小時內回覆電子郵件,但不要在下班時間處理。

不過最重要的,應該就像我們在土耳其的一位譯者 Yavuz Gonen 所言:「絕對不要忽略照顧自己的健康,需要休息的時候也絕對不要忘了休息。」你可以好好規劃自己的桌面配置,同時每 30 分鐘左右記得要起身動一動。  

如果你能妥善地排定工作的優先順序和時程、自行制訂並遵守工作的交付期限,又能排除分心事物的誘惑,那麼可說已經成功了一半,只要培養嚴守自律的好習慣就行了。

 

3. 獨立自主

自由工作者大多是獨自一人工作,對像我一樣內向又享受獨處 (或有貓主子相伴) 的人來說,這完全不是個問題。但對天生外向的人來說,那種對孤獨感的害怕,往往是遠距工作讓他們卻步的主因。不過我要告訴各位一個好消息:其實不見得是這樣。 

事實上,比起到辦公室上班,遠距工作能讓你有更多時間與彈性去享受社交生活,你可以 (而且應該) 把握機會:

  • 在休息時間陪伴家人與好友。

  • 到例如圖書館或咖啡廳等公共場所工作。

  • 與其他自由工作者合租共同工作空間,並向他們學習。

  • 參加研討會和聚會,結交同好。

  • 參加現場、線上或電話等形式的會議。

相信有些內向害羞的人讀到這裡已經有點恐慌了,我懂,請聽我說。本來我也以為轉職成為自由工作者後,就不必參加那些讓我感到尷尬的研討會或會議了。但請聽我說:想要對客戶的業務產生共鳴,尊重他們的業務,沒有比走出去跟他們面對面更好的方法了。義大利的譯者 Debora Valsecchi 也同意這個看法,她說:「有時候,跟對方同處一室進行討論,有助你了解他們有哪些特別的需求。」

 

4. 可靠性

「可靠性」指的不只是能否勝任工作,或是能否準時完成工作而已。如果要讓客戶覺得你很可靠,你必須持續地交出高品質的成果。 

舉例來說,全球公司要翻譯其內容時,他們會要求品質與一致性。因此遠距工作的專業人員必須讓客戶產生信心,讓客戶相信自己能勝任工作。 

要如何取得對方的信任?很簡單:充分溝通。但這也表示在與主管和客戶討論時,你必須迅速回應,並展現主動積極的態度。換句話說,光是及時回覆電子郵件還不夠,不妨透過以下方式主動展開對話:

  • 即使對方沒有問,也隨時向專案相關人士報告你的最新進展。

  • 主動尋求意見回饋。

  • 如果還有餘力,不妨主動詢問是否有工作機會。

和我聊過的一些譯者也指出,你必須要有可靠穩定的網際網路連線。事實上,我們譯者認為最不可或缺的工具,就是網際網路。在現今這個數位時代,這看來好像微不足道,但卻極其重要,因為這關係到別人能否快速聯繫到你,所以也難怪很多公司都會將這點列為必備的工作條件要求。

 

5. 靈活彈性

在遠距工作蔚為熱潮之前,Bill Gates 曾就競爭日漸激烈的工作市場提出一個意見,當時他預測,日後會越來越難找到真正的人才,「那些能提供員工額外彈性的公司和企業,在人才招募上會更有優勢。」 

他說對了。在全球疫情流行期間,遠端勞工就為那些願意提供居家工作機會的企業,帶來了極大的成功。然而靈活彈性既是個機會,同時也是項挑戰。 

身為自由工作者,有時你需要配合客戶而非自己的時程工作,比如說,你可能需要達成急迫的交付期限,或是在最後一刻修改某個專案。而自由工作者最重要的其中一個特質,就是能配合這些可能的突發事件來調整自己的規劃。

Lionbridge 筆譯部門主管 Lisa Skov Jensen 便表示:「就滿足客戶需求而言,這可能是最為重要的一點。」但這也有額外好處:「能證明自己能提供協助、因應突發狀況而且可靠的人,絕對會比其他人更具優勢。」

 

6. 對工作的熱忱

很多人想轉為遠距工作,單純只是以為在舒適的自家環境中辦公,工作就會變得比較輕鬆或更為有趣。可惜的是,不管在哪裡辦公,你的工作內容都是一樣的。所以如果你不喜歡在辦公室工作,那麼就算在家辦公,大概也不會讓你愛上工作。 

如果你是因為與工作內容無關的其他面向而感到困擾,那麼轉為開始遠距工作對你而言才是合情合理的。對我們這些遠距工作者來說,讓我們決定捨棄到辦公室上班的一個最大的誘因,就是通勤。(但其實自由工作最吸引我的一點,是可以有更多時間去旅遊,這可能有點諷刺就是了。) 其他人認為遠距工作是提高他們生活品質的關鍵 — 無論是有更多時間在家、有更多機會從事工作以外的活動,或是有機會搬遷至其他地方等,不管是什麼理由,最重要的是你得喜歡你的工作,然後才有可能考慮居家辦公。 

一位愛爾蘭的譯者 Angelika 認為,工作滿意度是自由工作者最重要的工作心態:「如果你喜歡自己所做的事,那麼工作就能在很多方面為你帶來正面的效應。」

當然,你得實際試過遠距工作後,才能知道自己是否真的喜歡這種工作模式。剛開始,你可能會需要點時間去習慣遠距工作的挑戰,但如果你真的熱愛自己的工作,這就已經是個好的開始。 

我問 Yavuz,對於那些考慮永久轉為遠距工作的人,他有什麼建議,他說:「剛開始的時候,你可能會覺得難以靠遠距工作維持生計。但只要保持自律、耐心並辛勤工作,就有可能享有自由自在又令人滿意的生活。而 Lionbridge 會是你展開遠距工作生涯的一個好選擇。」

 

遠距工作適合你嗎?

在決定是否要遠距工作時,你需要做很多調查跟深思熟慮。在應徵遠距工作之前,我和同行們都花了不少時間,去評估自己的習性是否符合這種工作模式的特質,以及我們是否具備特定的資格和經驗。全球各地對資格的要求不盡相同,我們有位在德國的譯者就說,他需要取得翻譯文憑才能應徵成為自由譯者。 

但我們可以告訴你:這樣的充分準備,絕對非常值得。

Lionbridge 從很久以前就非常支持遠距工作。如果你想加入我們的行列,歡迎前往這裡參閱我們的工作機會網頁。 

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